اعتماد شما، بخشی از مسئولیت حرفهای ماست
در دکتر آها، میدانیم که همکاری در حوزه منابع انسانی و روانشناسی سازمانی مستلزم دسترسی به اطلاعاتی است که ممکن است برای سازمان، مدیران و کارکنان آن حساس و محرمانه باشند.
دادههای منابع انسانی، نتایج ارزیابیها، اطلاعات عملکردی، یافتههای عارضهیابی، گزارشهای سازمانی و سایر اطلاعاتی که در جریان همکاری در اختیار ما قرار میگیرند، صرفاً در چارچوب هدف توافقشده با سازمان و با رعایت اصول حرفهای محرمانگی مورد استفاده قرار میگیرند.
اصل ما ساده است: داده برای شناخت و بهبود سازمان است، نه برای افشای اطلاعات افراد.
۱. چه اطلاعاتی ممکن است در اختیار ما قرار گیرد؟
متناسب با نوع پروژه، ممکن است برخی از اطلاعات زیر در اختیار تیم دکتر آها قرار گیرد:
- اطلاعات عمومی و ساختاری سازمان
- اطلاعات مرتبط با نیروی انسانی و ساختار کارکنان
- دادههای عملکردی و شاخصهای منابع انسانی
- نتایج پرسشنامهها و ارزیابیهای سازمانی
- اطلاعات مرتبط با رفتار و تعاملات سازمانی
- دادههای مورد نیاز برای تحلیلهای منابع انسانی و هوش تجاری
- اسناد و اطلاعاتی که سازمان برای انجام پروژه در اختیار تیم قرار میدهد
- اطلاعاتی که کارکنان در چارچوب ارزیابیها و مطالعات سازمانی ارائه میکنند
نوع و میزان اطلاعات مورد استفاده، متناسب با نیاز هر پروژه و توافق با سازمان تعیین میشود.
۲. اصل حداقلگرایی در دریافت داده
ما تلاش میکنیم فقط اطلاعاتی را دریافت و پردازش کنیم که برای انجام هدف مشخص پروژه ضروری هستند.
به عبارت دیگر:
هر دادهای که لازم است، دریافت میشود.
پیش از آغاز پروژه، تا حد امکان مشخص میشود که:
- چه دادههایی مورد نیاز است؛
- هدف استفاده از هر داده چیست؛
- چه کسانی به دادهها دسترسی خواهند داشت؛
- دادهها در چه قالبی تحلیل میشوند؛
- نتایج چگونه به سازمان ارائه خواهند شد.
۳. محرمانگی اطلاعات سازمان
اطلاعات اختصاصی سازمان که در جریان همکاری در اختیار دکتر آها قرار میگیرد، محرمانه تلقی میشود؛ مگر آنکه سازمان بهصورت مشخص اجازه انتشار یا استفاده دیگری از آن را داده باشد یا افشای آن به موجب قانون الزامی باشد.
این اطلاعات میتواند شامل مواردی مانند:
- اطلاعات مدیریتی؛
- اطلاعات منابع انسانی؛
- ساختار سازمانی؛
- گزارشهای عملکرد؛
- نتایج عارضهیابی؛
- یافتههای مطالعات سازمانی؛
- اطلاعات مالی یا عملیاتی ارائهشده برای پروژه؛
- و سایر اطلاعات اختصاصی سازمان
باشد.
۴. حفاظت از اطلاعات کارکنان
در پروژههایی که شامل اطلاعات کارکنان هستند، تلاش میکنیم اطلاعات افراد تا حد امکان به شکلی مدیریت شود که نتایج مورد نیاز سازمان بدون افشای غیرضروری هویت افراد قابل استفاده باشد.
در گزارشهای مدیریتی، حسب ماهیت پروژه، میتوان از:
- دادههای تجمیعی؛
- گزارشهای گروهی؛
- کدگذاری؛
- حذف یا محدود کردن اطلاعات شناساییکننده؛
استفاده کرد.
هدف این است که مدیر بتواند الگو و مسئله سازمانی را ببیند، بدون اینکه اطلاعات شخصی افراد بیش از میزان ضروری در معرض قرار گیرد.
۵. استفاده از نتایج ارزیابیهای روانشناختی و سازمانی
در پروژههایی که از پرسشنامهها، ارزیابیهای روانشناختی یا ابزارهای سنجش سازمانی استفاده میشود، نحوه جمعآوری، تحلیل و گزارش نتایج متناسب با هدف پروژه و توافق انجامشده با سازمان تعیین خواهد شد.
نتایج ارزیابیها صرفاً برای اهداف تعریفشده در پروژه مورد استفاده قرار میگیرند و انتشار اطلاعات فردی یا حساس، بدون مبنای حرفهای و مجوز لازم، مورد تأیید دکتر آها نیست.
هدف ارزیابی، شناخت بهتر سازمان و طراحی مداخله مؤثر است؛ نه ایجاد برچسب برای کارکنان.
۶. چه کسانی به دادهها دسترسی دارند؟
دسترسی به اطلاعات پروژه باید تا حد امکان به افرادی محدود شود که برای انجام وظایف مشخص خود به آن نیاز دارند.
اعضای تیم دکتر آها متناسب با نقش خود و نیاز پروژه، ممکن است به بخشی از اطلاعات دسترسی داشته باشند.
در پروژههای تیمی، اصل دسترسی مبتنی بر نیاز مورد توجه قرار میگیرد؛ به این معنا که دسترسی به اطلاعات نباید فراتر از نیاز حرفهای فرد برای انجام وظیفه او باشد.
۷. استفاده از دادهها برای تحلیل و هوش تجاری
یکی از خدمات دکتر آها، تحلیل دادههای منابع انسانی و طراحی داشبوردهای هوش تجاری است.
در این پروژهها، دادهها ممکن است برای شناسایی الگوهایی مانند:
- تغییرات بهرهوری؛
- غیبت و جابهجایی کارکنان؛
- الگوهای عملکرد؛
- رفتارهای سازمانی؛
- نقاط بحرانی منابع انسانی؛
- و سایر شاخصهای توافقشده
تحلیل شوند.
هدف از تحلیل داده، تبدیل اطلاعات خام به بینش قابل استفاده برای تصمیمگیری مدیریتی است.
داشبورد و گزارش مدیریتی نیز متناسب با سطح دسترسی و نیاز تعریفشده برای سازمان ارائه خواهد شد.
۸. نگهداری و حذف اطلاعات
مدت زمان نگهداری اطلاعات هر پروژه، متناسب با ماهیت پروژه، الزامات قراردادی، نیازهای عملیاتی و الزامات قانونی تعیین میشود.
پس از پایان دوره مورد نیاز، اطلاعاتی که دیگر برای هدف مشخصی ضروری نباشند، مطابق رویههای داخلی و الزامات مربوطه برای حذف، امحا یا ناشناسسازی بررسی خواهند شد.
9. امنیت اطلاعات
دکتر آها تلاش میکند برای حفاظت از اطلاعات، اقدامات فنی و مدیریتی متناسب با ماهیت دادهها و پروژهها را به کار گیرد.
این اقدامات میتواند شامل مواردی مانند:
- کنترل دسترسی؛
- محدود کردن دسترسی افراد غیرمرتبط؛
- مدیریت دسترسی به فایلها و دادههای پروژه؛
- استفاده از روشهای مناسب برای انتقال اطلاعات؛
- پشتیبانگیری و مدیریت امن اطلاعات؛
- و بازبینی دسترسیها
باشد.
با این حال، هیچ روش انتقال یا نگهداری اطلاعات در محیط دیجیتال را نمیتوان بهصورت مطلق مصون از تمام تهدیدات احتمالی دانست.
10. مسئولیت ما در قبال محرمانگی
محرمانگی برای دکتر آها صرفاً یک بند قراردادی نیست؛ بخشی از اخلاق حرفهای ماست.
ما تلاش میکنیم در تمام مراحل همکاری، از دریافت داده تا تحلیل، گزارشدهی و پایان پروژه، اطلاعات را با سطحی از مراقبت و مسئولیت متناسب با حساسیت آنها مدیریت کنیم.
11. تغییرات در این سیاست
با تغییر خدمات، فناوریها، فرایندهای کاری یا الزامات قانونی، ممکن است این سیاست بهروزرسانی شود.
نسخه بهروز این صفحه از طریق وبسایت دکتر آها در دسترس خواهد بود.
آخرین بهروزرسانی: [تابستان 1405]
تعهد دکتر آها
انسان در مرکز داده است.
ما به دادهها فقط به چشم اعداد نگاه نمیکنیم. پشت هر داده، یک انسان، یک تجربه کاری و بخشی از زندگی سازمانی قرار دارد.
به همین دلیل، رویکرد ما در دکتر آها بر سه اصل استوار است:
داده را با مسئولیت دریافت میکنیم.
اطلاعات را با دقت تحلیل میکنیم.
نتایج را با احترام به انسانها به کار میگیریم.
تلاقی علم رفتار و قدرت داده؛ با حفظ اعتماد سازمان و کرامت انسان.